#taxes@firmaelena
Оплата по скану договора
Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.
В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.
Что говорит закон
По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.
Статья 161 Гражданского кодекса о сделках в письменной форме на сайте Консультанта
Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:
должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.
В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:
сделка должна быть нотариально заверена;
договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.
Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.
Как обмениваться сканами
Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.
Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:
-подписывать электронные документы электронной подписью;
-прописывать в договоре, что электронные документы равны бумажным.
С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты.
Как узаконить переписку по электронной почте.
Прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них;
Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.
#липецк #фирмаЕлена #регистрацияИП #регистрацияООО #открытьИП #открытьбизнесвлипецке #свойбизнес #малыйбизнеслипецк #управлениемалымбизнесом #налоговый_учет #учетИП #ведениеучета #бухгалтерские_услугивлипецке #налоги #налоговые_консультации #налоговые_новости #налоговые_декларации
